Gestion collaborative des documents

Cincom ECM Enterprise permet à toute entreprise ou service d’organiser son contenu en fonction des usages et du profil des utilisateurs. Des espaces de travail et une gestion par dossier permettent une organisation de premier niveau, des métadonnées associées aux documents permettent d’améliorer encore la classification. Toutes les informations et documents contenus dans Cincom ECM Enterprise sont indexés en plein texte et sont accessibles par des outils de recherche performants utilisables par tous.

Cincom ECM Enterprise vous aide à :

• couvrir l’ensemble du cycle de gestion du document (Acquisition, organisation, indexation, recherche, diffusion)
• disposer en permanence des documents à jour
• satisfaire aux obligations de conformité
• répondre aux besoins croissants de collaboration et de communication
• améliorer l’agilité de l’entreprise et les processus de décision
• augmenter la productivité et réduire les coûts
• assurer la conservation et la sécurité des documents
• mettre en place une politique de Record Management (gestion du cycle de vie des documents)

Pilotez à votre rythme

L'architecture web de Cincom ECM est hautement évolutive et vous permet de passer à votre rythme de quelques utilisateurs à plusieurs milliers. Nombreux sont nos clients qui commencent par déployer la solution dans un ou deux départements, puis qui l'étendent à toute l'entreprise en fonction de l'évolution de leurs besoins.

Les avantages de Cincom ECM :

• Une grande facilité d'utilisation et d'accès : Les utilisateurs s’approprient facilement la solution Cincom ECM et apprécient son interface conviviale. Pour ceux qui sont habitués à Internet et aux applications Microsoft, Cincom ECM offre une apparence familière et permet une approche intuitive. Les utilisateurs en interne, le personnel à distance, les partenaires externes voire les clients peuvent avoir accès à Cincom ECM.
• Une intégration des applications : Cincom ECM s'intègre avec les applications de gestion industrielle ou commerciale facilement et à moindre coût. Son architecture basée sur de l’Open Source garantit l'intégration sur de multiples plates-formes et environnements.
• Une sécurité sans faille : La sécurité et l'intégrité des données et des documents sont d'une importance primordiale. Cincom ECM contrôle rigoureusement les accès utilisateur internes et externes pour garantir une confidentialité et une intégrité totales. Conçu pour une utilisation via Internet ou l'intranet d'une entreprise, Cincom ECM est conforme aux normes et standards en vigueur en matière de sécurité.
• Un ROI rapide : Si les solutions standard et prêtes à l'emploi sont généralement rapides à mettre en œuvre en présentant relativement peu de risques, elles s'avèrent souvent moins souples et plus contraignantes que les solutions programmables et personnalisées. Cincom ECM intègre des fonctionnalités étendues de script dans une solution par nature prête à l'emploi. Le résultat : les prestations restent limitées pour une solution bien adaptée aux besoins. Du fait de l’investissement maîtrisé et des bénéfices apportés, le client peut compter sur un retour sur investissement rapide.

Dématérialisation des documents et des processus associés

Cincom ECM Capture est une plate-forme d’imagerie documentaire et de capture de données (LAD/RAD) extrêmement précise et évolutive qui transforme automatiquement les documents, quels que soient leur structure, leur langue et leur contenu, en données utilisables et accessibles prêtes à l’usage dans l’entreprise.

Cincom ECM Capture est la solution idéale pour traiter tout type de documents métier tels que les candidatures, les réclamations, les formulaires de commande, les factures et la communication clients non structurée, comme les lettres ou les contrats.

Aperçu des principaux points forts de Cincom ECM Capture :

• Personnalisation et intégration : Cincom ECM Capture possède de nombreuses options pour une intégration étroite avec les processus de métiers et les applications.
• Workflow de capture en ligne pour intégrer les sites de bureaux distribués : Cincom ECM Capture peut capturer et vérifier à tout moment des documents professionnels provenant de bureaux distants et de succursales.
• Traitement de documents numériques : Les fonctions de capture d’e-mail dans Cincom ECM Capture permettent aux entreprises de stocker leurs e-mails d’origine ensemble avec le lot de données extraites. Les informations sur l’expéditeur, le destinataire, la date, l’heure et l’objet de l’e-mail peuvent aussi être sauvegardées automatiquement, exportées ensemble avec les données reconnues ou peuvent être utilisées pendant le traitement des images si nécessaire.

Traitement automatisé des factures

Cincom ECM for Invoices fournit des fonctionnalités essentielles pour le traitement automatisé des factures au sein d’une infrastructure d’entreprise existante. Elle permet une extraction de données à partir de documents semi- et non structurés indépendamment de leur complexité.

Fonctionnalités et points forts :

• Prête à l’emploi : préconfigurée, la solution garantit un traitement rapide à mettre en œuvre, pour tous les formats de factures, y compris les avoirs.
• Souple : de vastes possibilités de personnalisation pour répondre aux évolutions de l’entreprise et des obligations légales.
• Moderne : traitement des factures papier et électroniques dans le même processus.
• Capable d’apprentissage : les utilisateurs et les comptables peuvent entraîner la solution sur des factures de nouveaux fournisseurs ou avec des factures dont les résultats de reconnaissance sont inexactes.
• Intégrée : intégration dans des environnements de gestion financière existants via des connecteurs vers différents types d’ERP, de comptabilités et de systèmes BPM.

Traitement automatisé des contrats

Cincom ECM eContrats est une solution en mode SaaS permettant de dématérialiser à la source tous types de documents contractuels en générant un dossier 100 % numérique comprenant les documents contractuels et les pièces justificatives.

La solution Cincom ECM eContrats permet de dématérialiser à la source les ouvertures de dossiers – souscription, création de compte… –, qu’elles soient effectuées sur Internet ou en face à face. Une plateforme en mode service assure la contractualisation en ligne, la signature électronique, l’acquisition et le traitement des pièces justificatives, l’authenticité, l’archivage à valeur probatoire en toute sécurité.

Réduction de coûts et de temps

Grâce à la dématérialisation des contrats, la solution Cincom ECM eContrats permet d’économiser entre 30 et 60% sur le coût de gestion passé en front et back office, ce qui permet d’avoir un retour sur investissement rapide.

Sécurité et fiabilité

Cincom ECM eContrats permet de sécuriser et de fiabiliser vos processus métiers :

• Conformités réglementaires (eIDAS),
• Pilotage de vos différents parcours de signature avec le guichet de signature,
• Opposable en justice,
• Traçabilité complète de tous les circuits de signature et de tous les signataires,
• Horodatage certifié et qualifié,
• Garantie d’intégrité du document,
• Documents traités en France dans des centres informatiques hautement sécurisés,
• Suppression du risque de perte des originaux,
• Champs de signature visibles sur les documents signés.

Signature électronique

La signature électronique est un instrument essentiel pour lutter contre la fraude et améliorer la productivité. Un projet de signature électronique réussi doit impérativement tenir compte de 3 aspects qui se complémentent entre eux :

• l’aspect fonctionnel, qui permet d’assurer que le processus de signature dématérialisé est bien adapté à l’ancien processus papier ;
• l’aspect juridique, car une signature, électronique ou pas, représente un acte juridique et il est donc important de respecter la réglementation en vigueur selon le type de document qui va être signé, notamment le règlement européen eIDAS ;
• l’aspect technologique, car la solution de signature électronique devra être intégrée aux processus métiers existants et à la GED.

Grâce au module de signature électronique de Cincom ECM, signer un document de manière électronique est un jeu d’enfants. Il suffit d’accéder à Cincom ECM, de générer une demande de signature et le document est automatiquement transféré à son destinataire. Le signataire reçoit la page de consentement et, une fois son identité confirmée, le document à signer lui est présenté pour qu’il puisse le lire et le signer. Le document signé et les éléments de preuve associés sont ensuite archivés dans Cincom ECM, et restent disponibles pour être consultés par les personnes autorisées.